您当前的位置: 首页» 规章制度»

中国农业科学院文书档案管理办法

文章来源:中国农科院办公室 | 作者:  点击数: 次 | 发布时间:2003-03-13 | 【 字体:    
【摘要】

  第一章 总 则

  第一条 为了加强我院文书档案工作,提高文书档案管理水平,使文书档案信息资源更好地为决策、管理、科研、开发和文明建设等各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》,中共中央办公厅、国务院办公厅《机关档案工作条例》,国家档案局颁布的《文书档案管理办法》,结合我院实际情况,特制定本办和近年颁布的档案管理国家标准,结合我院实际情况,现将1989年制定下发的《中国农业科学院文书档案管理办法》修订为本办法。
  第二条 文书档案是我院档案的重要组成部分,是记载院、所创立、建设、改革与发展历史,反映决策与管理工作真实面貌的科学依据,是重要的信息资源和宝贵的精神财富。
  第三条 凡在领导和管理工作中形成的、具有保存和查考价值的文件材料,均属文书档案的范畴。其立卷归档范围主要包括:
  一、在党的工作和文明建设中形成的文件材料;
  二、在行政管理工作中形成的文件材料;
  三、在科研管理工作中形成的文件材料;
  四、在科技开发管理工作中形成的文件材料;
  五、在人事管理工作中形成的文件材料;
  六、在国际合作与交流管理工作中形成的文件材料;
  七、在群众团体活动中形成的文件材料;
  八、各种会议的文件材料(含会议纪要、会议决议与决定、领导讲话、会议通知、会议日程、会议记录、会议名单和典型交流材料等)。

  第二章 立卷归档要求

  第四条 文书档案管理,应建立、健全文件的立卷归档制度。要将当年管理工作中形成的文件材料随着工作的进展而不断地收集、整理,并进行分门别类,妥善保存,待翌年进行立卷、归档。
  第五条 凡在管理工作和其它活动中形成并具有保存价值的文件材料,应由专(兼)职档案人员或经办人员进行收集、整理,做好预立卷工作;各级领导和承办人员办理完结的文件材料应及时交有关部门进行整理和立卷归档。
  第六条 归档的文件材料要求齐全。立卷时,卷内文件排列要条理化、系统化,保持文件材料之间的联系。一般可按问题的重要程度进行排列,重要的在前,次重要的在后,同等重要的文件按时间顺序排列。来往文件组成的案卷,行文和复文、请示与批复必须放在一起,如“关于ABCD的函”,必须与“关于ABCD的复函”在一起,又如“关于ABCDEF的批复” 必须与“关于ABCDEF的请示” 放在一起,不可分割。一般说来,案卷卷内文件的排列顺序应是:主件在前,附件在后;批复、批示在前,请示、报告在后;转发文在前,被转发文在后;打印件在前,底稿在后。传真、电报、电话记录按其内容与文件合并整理、立卷。
  会议文件的组卷,应按下列顺序排列:会议纪要或会议决议与决定、领导讲话、会议通知、会议日程、会议记录、会议代表名单和典型交流材料,其它材料按时间顺序排列。
  第七条 年度计划、总结、预决算、统计报表等文件应归入针对的年度;两年以上的总结、报告、报表,应归入所属年份的最后一年;长期规划应归入针对的头一年;跨年度的文件应归入结束的一年;法规性文件应归入公布实施、试行的一年。
  第八条 案卷的组成要合理,一是案卷要按问题、项目或事件进行组卷;二是案卷不宜过厚,一般每卷以不超过150张为宜,超过者,可采取一题多卷的办法组卷,如卷一、卷二、卷三……。若问题、项目(或事件)较小,也可采取一卷多题的办法组卷,但一般每卷不应超过四个问题。
  第九条 按照以上要求,组成案卷后,应依次进行:(1)编写页码,应使用铅笔或钢笔(蓝、黑墨水)将页码写在文件的右上角,双面印的文件,反面页码应写在左上角,单面印的文件,反面不应编写页码。(2)填写或打印卷内文件目录,其中:“文件题名”一栏,应如实填写文件标题,不得填写简化标题。“责任者”一栏,应填写发文机关名称的全称或规范化简称,如“中国农业科学院文件”, “责任者”一栏就填写“中国农业科学院”或“中国农科院”。若非红头文件,“责任者”一栏,应填写落款单位名称的全称或规范化简称;除领导讲话外,一般不填写文件起草人个人名字。“页号”一栏,应填写文件的起止页号。
  第十条 案卷均需用线绳装订成册。装订前将文件右、下边理齐,去掉金属物。案卷要求不掉页、无倒页、无破损,装订不压字,不妨碍阅读。
  第十一条 拟写案卷标题。案卷标题文字要精炼,简明扼要,应准确概括卷内文件材料的主要内容和成分,一般应把责任者、问题、文种反映出来。
  第十二条 案卷封面要用毛笔或钢笔(蓝、黑墨水)填写,书写要工整,字迹要清楚;有条件的案卷封面应打印。
  第十三条 根据《文书档案保管期限表》,应将组成的案卷划分为永久、长期、短期三种保管期限。
  第十四条 案卷装订后,应编制“全引目录”、“案卷目录”、“移交目录”一式二份,本部门存一份,交档案管理部门一份。
  第十五条 文书档案案卷,务必于翌年六月底以前连同三种目录向档案管理部门移交归档。交接双方应根据目录清单进行认真核对,并在移交清单上签字。

  第三章 文书档案的保管、利用与统计

  第十六条 档案管理部门对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架,并进行妥善保管。
  第十七条 档案管理部门应根据管理工作需要,编制必要的目录、专题卡片等检索工具,编纂档案文件汇编等参考资料,积极主动地提供利用,为各项工作服务,为档案管理手段现代化创造条件。
  第十八条 为了维护档案安全,档案库房必须坚固,应安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案人员要经常检查档案保管情况,对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。
  第十九条 档案管理部门应健全档案的统计制度,对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。
  第二十条 档案的借阅,应严格执行档案借阅制度。
  一、查阅档案要填写借阅登记表和调档清单;查阅机密档案,须经有关部门领导批准(立卷单位人员不受限制)。部门之间交叉借阅档案时,应征得立卷单位同意方可借阅。外单位借阅档案必须持单位介绍信,并经档案主管领导批准,方可借阅。
  二、借出的档案,不得私自转借、拆散、涂改,借阅人要负责保密和保管,不准携带档案离开档案室,复制档案要经档案管理部门同意。
  第二十一条 职工调动工作,必须在办理文件归档和归还所借档案的手续后,方可调离。档案管理人员调动工作时,应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和坚持此项制度。

  第四章 档案的鉴定、销毁和移交

  第二十二条 档案管理部门要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案管理部门负责,组织有关人员成立鉴定小组对旧档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后,应写出鉴定报告,对确无保存价值的档案进行登记造册,经主管院领导批准后方可销毁。
  第二十三条 销毁档案应指定专门的监销人,以防止档案的遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。
  第二十四条 机构变动时,应对档案作出妥善处理。具体要求如下:
  一、机构撤销或合并时,其档案应向档案管理部门移交。没有办理完毕的文件材料,应移交新单位继续处理,并作为新单位的档案保存。
  二、批准恢复和新成立的机构,应从正式行文之日起单独立卷、归档。
  三、各种临时工作机构撤销时,其档案应向有关单位或档案管理部门移交。

  第五章 附则

  第二十五条 本办法适用于院属各单位。各单位可根据本办法,结合本单位的具体情况,制定实施细则。
  第二十六条 本办法自发布之日起执行。由院办公室文档处负责解释。

中国农业科学院文书档案保管期限表

说 明

  一、参照国家档案局有关规定,结合我院情况,将1989年颁发的《文书档案保管期限表》修订为本表。

  二、院机关档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。长期为16至50年左右,短期为15年以下(含15年)。

  三、确定保管期限的原则:
  (一)永久:凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的,在党、政、科研管理和开发工作中需要长远利用的档案均需永久保管,这主要是本单位工作中制成的重要文件,如事业发展计划、规划、组织机构演变、人事任免、决议、决定、各种会议的重要文件、重要的请示报告、统计年报、各种名册、财务决算、上级颁发的属于本单位主管业务并需贯彻执行的重要文件,如指示、命令、批复等,院属单位报送的重要问题的请示报告等文件材料。
  (二)长期:即在相当长的时间内需要查考的档案。主要是:本单位工作中形成的、在相当长时间内需要查考的文件材料和上级机关下发的,有关单位报送的比较重要的文件材料。
  (三)短期:即在较短时间内需要查考的文件材料。

  四、本表所列条款是以各单位工作职能为主,结合机构列出的。这主要是为了方便立卷部门收集、归档,不受机构变动的影响,未列尽之,各部门可参照本表的有关条款立卷归档,确定保管期限。

保 管 期 限 表

序号                  条款名称                     保管期限
党 组
1 院党组(扩大)会议记录、纪要、决定、决议
及讨论通过的文件 永久
2 院党组生活会记录 长期
3 院党组召开各种工作会议记录及会议文件、典
型交流材料
重要的 永久
一般的 短期
4 院党组召开座谈会、汇报会和召开的其它
会议记录 短期
5 上级党组织的决定、决议、指示、通知、通报
针对本院工作并要贯彻执行的 永久
针对本院一般性工作需要参照执行的 短期
6 院党组请示报告及上级批复
重要的 永久
比较重要的 长期
7 院党组工作计划、总结、报告、规定、通知
重要的 永久
比较重要的 长期
8 院党组重要来往文电、电话记录
重要的 永久
比较重要的 长期
文 秘 工 作
1 上级单位的指示、决定、批示、规定、通报、通知等
针对本单位重要的 永久
一般的但需贯彻执行的 长期
2 向上级单位的请示、报告和上级单位的批复
重要的 永久
一般的 长期
3 上级领导来本单位视察工作的讲话记录 永久
4 本院工作会议文件材料
会议通知、报告、决议、总结、纪要、领导讲话 永久
会议典型材料、发言稿、简报 长期
参考材料、小组记录 短期
5 院务会议、院长办公会议的会议决定、纪要、记录、
工作报告、汇报材料等
重要的 永久
一般的 长期
6 本院综合性报告和起草的文件、文章
重要的 永久
比较重要的 长期
7 与其他单位联合发出有关行政方面的决定、规定、
办法、通知等
以本单位为主的 永久
以本单位为辅的 短期
8 本院大事记 永久
9 人民来信来访工作的重要记录、摘要单、处理结果、
情况汇报等
重要的 长期
一般的 短期
科 研 管 理
1 专业会议、学术会议的有关文件材料
重要的 长期
一般的 短期
2 本单位科研工作总结、年报、情况汇报等 长期
3 外出调研、考察报告及科研改革方面的材料等 长期
4 上级下达的科研项目计划和科研经费指标通知等 永久
5 本单位科技长远规划、年度计划及计划执行情况 永久
6 国家重点课题、重大科研项目的协作攻关等材料 永久
7 科研计划、设计任务书、计划执行情况 长期
8 科研专项合同 长期
9 科研经费用分配方案、使用情况
年度的、综合的 永久
下级报送的 短期
10 关于申报、评审科技成果的有关规定、通知 短期
11 科技成果审定材料
经鉴定受奖的重大科技成果 永久
一般成果 长期
12 受奖科技成果统计年报表 永久
13 科技成果汇编 永久
14 成立学术委员会的通知、委员名单、报告及批复 永久
15 学术委员会的工作条例 长期
科技开发与产业发展
1 科技开发工作的计划、报告 长期
2 申请经费、批复等文件 长期
3 开发项目的列题及进展、签定合同的鉴证、协议书等 长期
4 提供技术咨询、科技服务和成果转让等材料 短期
人 事 管 理
1 本单位组织机构设置、合并、撤销、人员编制报告
及上级批复、通知 永久
2 上级有关人事工作方面的规定、通知等
重要的 长期
一般的 短期
3 干部任免通知
上级批准的 永久
级备案的 短期
4 干部奖惩的有关材料 长期
5 干部调配的有关材料 长期
6 干部考核材料 长期
7 技术职务等有关材料 长期
8 劳动工资计划 长期
9 职工工资调整、改革工资方案、规定、报告、名册、
总结、劳动工资年报及上级批复文件 长期
10 本单位职工名册及分类或系统统计表 永久
11 离、退休干部基本情况年终统计 长期
12 本单位职工的聘任、录用、辞退、复转、离休、退休、
抚恤等文件 长期
计划财务管理
1 有关财务工作的规定、通知、办法等
长期需要贯彻执行的 长期
短期内需要查考的 短期
2 财务预算、决算 永久
3 单位经费分配方案 长期
4 检查财务制度执行情况的有关文件材料 短期
5 院机关职工工资册 长期
6 上级有关物资工作方面的指示、规定、办法、通知等
长期需要贯彻执行的 长期
短期内需要查考的 短期
7 各种物资设备申请购置计划、物资年度、分配方案
及调拨报告、批复文件 长期
8 固定资产登记 长期
9 各种物资、设备移交清册及设备报废清册 长期
国际合作与交流
1 本单位与国外有关机构、国际组织的合作协议、备忘录、
会谈纪要及有关文件 永久
2 出国访问、考察、参加国际学术会议等外事活动有关文件
重要的 永久
一般的 短期
3 邀请外宾访华的有关文件
重要的 永久
一般的 短期
4 有关外事工作条例、规定等
需要长期贯彻执行的 长期
短期内执行的 短期
6 出国攻读学位、进修学习的有关材料 长期
7 世界银行贷款、可行性报告、世界银行评估考察 永久
8 项目执行情况汇报 长期
党 务 工 作
1 党委(扩大)会议记录、纪要、决议、决定及讨
论通过的文件 永久
2 党委工作计划、总结、报告、决定、规定、通
知、通报及批转文件
重要的 永久
一般的 短期
3 党代会文件材料
请示报告、大会计划、通知、议程、工作报告、
决议、总结、发言稿、领导讲话、记录、主席团
名和代表单、候选人情况介绍、选举办法、结果
报告及上级批复 永久
列席代表名单、会议简报及情况汇报、会议
参考文件、选票式样、小组会议记录 短期
6 上级、本院有关组织工作通知、规定
长期需要参照执行的 长期
短期内需要查考的 短期
7 党员正式组织关系转进、转出介绍信存根 长期
8 本单位党员和党组织统计年报表 永久
9 有关统战工作、落实知识分子政策的指示、通知、规定
长期需要参照执行的 长期
短期内需要查考的 短期
10 有查考价值的信访材料 短期
群 众 团 体
1 职代会
请示、报告、大会计划、通知、议程、工作报告、
决议、总结、发言稿、领导讲话稿、记录、候选人
情况、介绍、选举办法、结果报告和上级批复 永久
列席代表名单、简报、情况汇报 短期
参考文件、选票式样、代表证、工作证、小组会
议记录 短期
2 有关工会工作规定、工作计划、总结、报告 长期
3 工会统计年报 长期
4 团代会
大会计划、通知、议程、工作报告、决议、总结、
发言稿、领导讲话稿、记录、主席团名单、候选人
情况介绍、选举方法、结果报告和上级批复 永久
代表、列席代表名单、大会简报 长期
参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、
选票式样(选票由团委保留到下届大会) 短期
5 有关团的工作规定、工作计划、总结、报告 短期
6 团的组织机构、团干部任免报告及批复 长期
7 团员名册、人团、离团登记表 长期
8 妇女工作计划、总结、重要会议记录 长期
纪检、监察、审计
1 纪检、监察会议记录及召开的重要会议记录、决定、
工作计划、总结、报告 长期
2 关于党员处分报告、批复决定及交代、调查材料 永久
3 有关专案审理及重要信访等调查初料、报告、函件
重要的 长期
一般的 短期
4 有关纪检、监察工作通知、通报、规定
长期需要参照执行的 长期
短期需要查考的 短期