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中国农业科学院农业科技书稿档案管理办法

文章来源:中国农科院办公室 | 作者:  点击数: 次 | 发布时间:2003-03-13 | 【 字体:    
【摘要】

  第一条 为实行书稿档案的科学管理,有效地收集和利用书稿档案,促进我院农业科技著作、期刊编辑初版工作的发展,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国著作权法》,结合我院实际情况,特制定本办法。

  第二条 农业科技书稿档案是反映我院科技图书、期刊编辑出版工作真实面貌的历史记录,是我院档案的组成部分,是宝贵的农业科技信息资源。

  第三条 每一种图书、期刊的书稿档案,应反映编辑出版的全过程。立卷归档的文件、材料包括:
  (一)选题、约稿、组稿、出版情况记录和书稿的有关合同、协议书(包括合作出版)。
  (二)各级终审意见,包括责任初审,编辑室主任复审,总编辑(副总编辑)终审意见和外审、会审意见及责任编辑加工、整理记录。
  (三)出版单位有关书稿出版过程中的请示、报告,上级的请示、批复,重要电话、面洽、会议的记录。
  (四)著(译)作原稿或复制件(原稿退还作者后应有原稿退还签收单)。
  (五)封面设计、重要人物的题词手迹等材料。
  (六)与作者有关书稿问题的往来信件和退改意见。
  (七)图书出版通知单、清样、样书。
  (八)发稿后的变动(如书名、作者署名、发行方式的改变,停发、停印、停售及报废等)情况及变动的根据。
  (九)稿酬、版税通知单。
  (十)获奖、受查处情况的记录。
  (十一)有参考价值的读者来信、对图书的重要评论等。

  第四条 农业科技书稿档案以书名立卷,每出一种书立一卷或数卷。

  第五条 农业科技书稿档案按出版年度归档,跨年度的书稿档案,应在图书出版年度内归档。编辑部门要在出书三个月内将完整的书稿档案移交档案管理部门。

  第六条 作品出版以后原稿(手迹)归作者所有,除双方合同约定者外,一般原稿保存二三年后,退还作者,并办理清退手续。原稿退还签收单应归档。

  第七条 卷内材料遇有照(底)片、音像制品,须标明标题和作者(按照《照片档案管理办法》、《声像档案管理办法》),可分类集中保管,但要注明编号,以便查找。样书也可分类集中保管。

  第八条 农业科技书稿档案的保管期限分为“永久”、“长期”、“短期”。
  凡具有重要历史价值、科学价值的书稿档案,列为“永久”保管。
  凡比较重要的、具有长期借鉴、利用价值的书稿档案,列为“长期”保管。
  凡是在一定时期内有参考利用价值的书稿档案,列为“短期”保管。

  第九条 对列为“长期”、“短期”保管的书稿档案,到期经过鉴定,需要继续保存的,可升为“永久”、“长期”保管;对确无继续保存价值的,可经领导批准后按规定销毁。

  第十条 农业科技书稿档案上架可按书的出版时间顺序或类别排列。再版的书稿案卷放在本书初版的书稿案卷后面。

  第十一条 本办法自发布之日起执行。由院办公室文档处负责解释。