一、组卷：
　　1、按问题组卷：同一问题组卷，可根据同一问题文件的多少组成一卷或数卷；多个问题组成一卷，一般不超过四个，凡几个问题组成一卷的，案卷题名中问题部分应表述清楚。
　　2、会议文件：根据会议文件的数量可一会一卷，一会数卷或数会一卷。

　　二、卷内文件排列：
　　1、一般文件排列：批复在前，请示在后；主件在前，附件在后；打印件在前，底稿在后。
　　2、会议文件材料排列：会议纪要、领导讲话、会议通知、日程安排、代表名册、典型材料，其它材料按时间顺序排列。
　　3、文件材料要按重要程度排列，同一问题的文件材料，按时间顺序排列。

　　三、案卷题名：
　　1、案卷题名要确切地反映卷内文件内容和成份，符合责任者、问题、文种三要素的要求，体现一个完整句式。
　　2、案卷题名中的责任者用全称或通用简称，有上级单位应用上级单位名称，卷内文件责任者超过三个，应选主要责任者。问题拟写应准确揭示卷内文件所反映的内容，要做到概括、准确，文字简练、通俗。文种拟写应标明卷内主要文种。
　　3、案卷中若含多个问题，拟写案卷题名时要用连词把几个问题连接起来，形成一个完整的句子。问题之间的连词使用“和”、“及”、“与”，文种之间用顿号隔开，（如：中国农科院关于××××和××××及××××与××××的通知、请示、批复、函）案卷题名的字数一般在30字以内为宜，最多不超过50字。

　　四、案卷封面的填写：
　　1、第二栏“类目名称”：按下列规定的类目设置填写。
　　院机关档案分类
　　　（1）院党组
　　　（2）文秘工作（秘、综、文档）
　　　（3）科研管理（综、项目、发展、成果）
　　　（4）科技开发与产业发展（产业、开发、公司）
　　　（5）人事管理（综、干部、科干、劳资、老干）
　　　（6）计划财务管理
　　　（7）国际合作与交流 （办、地区、组织）
　　　（8）党务工作（纪委、组织、宣传）
　　　（9）群众团体（工会、团委）
　　　（10）监察工作
　　　（11）审计工作
　　　（12）后勤服务与管理
　　　（13）基建工程
　　　（14）会计档案
　　　（15）声像档案
　　　（16）照片档案
　　2、案卷封面使用标题通用写法，采用统一案卷封面打印，“类目名称”用1号宋体加粗，居中；“案卷题名”用小2号宋体加粗；“保管期限”用4号宋体；年代采用阿拉伯数字，用4号宋体。

　　五、卷内文件目录与备考表：
　　1、归档文件应按顺序编号，每页目录著录条目为10－12条，少于10条要空行。著录项目包括：顺序号、文号、责任者、文件题名、日期、页号、备注，填写要准确，不得空项。
　　2、页号一栏要填写文件的起止页号。
　　3、请示与批复若不在同一年的案卷中请在备注中注明。
　　4、卷内文件目录用5号宋体打印，著录项目一行要加粗。外边框要求：外口15mm、天头地角20mm、订口25mm。表头为“卷内文件目录”，2号宋体加粗，居中。
　　5、卷内文件中需要说明情况要填写在备考表中。立卷人、负责人签名、归档日期要用钢笔、毛笔或签字笔填写。

　　六、文件载体与用笔要求：
　　1、卷内文件应统一使用A4或16开标准公文用纸（特殊专门文件除外），纸张大小应基本一致。破损文件应粘贴，小于A4或16开的应在左边贴边，小于半页要用A4或16开纸张托底。
　　2、卷内文件不得使用圆珠笔、红笔、铅笔。

　　七、检索工具：
　　1、案卷目录的著录项目包括：流水号、案卷号、案卷题名、起止日期、卷内页数、保管期限、备注，采用小4号宋体，著录项一栏加粗，表头为“案卷目录”2号宋体加粗，居中，A4纸打印。
　　2、全引目录中案卷标题部分用小4号宋体，著录项一栏加粗，A4纸打印。
　　3、案卷的排列顺序：永久、长期、短期，相同保管期限按重要程度排列。

　　八、编制页号：
　　单面书写文件材料页号编写在右上角，双面书写材料页号编写在正面的右上角、背面的左上角，用铅笔编写。

　　九、案卷装订：
　　1、装订要做到右、下齐，A4、16开横印表格文头应朝装订线。
　　2、卷内不得残留金属物，三孔一线，孔间距为7cm，扣结在封底。
　　3、装订后应整齐美观，不压字，不掉页，便于翻阅。