第一章 总 则

　　第一条 为了加强我院科学技术档案（以下简称科技档案）工作，完整地收集、科学地管理科技档案，充分发挥科技档案在农业科学技术现代化建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法，国家《科学技术档案工作条例》，国家科委、国家档案局《科学技术研究档案管理暂行规定》，结合我院情况，将1989年颁发的《中国农业科学院科学技术档案管理办法》修订为本办法。
　　第二条 科技档案是在科学研究活动中直接形成的具有保存、查考价值的各种文字、图表等不同形式的科技文件。
　　第三条 科技档案工作是科研管理工作的组成部分，要列入科研计划、科研课题程序、科技成果管理工作之中。
　　第四条 科研工作和归档工作实行“四同步”管理：下达科研计划与布置科研文件的归档任务同步；检查计划进度与检查科研文件形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科技档案同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明同步。
　　第五条 为保证科技档案的完整、准确、系统、完全和有效利用，院属各单位应按照集中统一管理的原则，实行由课题组（或研究室）和业务部门立卷、归档的制度。

　　第二章 科技文件材料的形成与积累

　　第六条 每个科研课题在研究过程中的各个阶段，都应形成相应的科技文件。科研课题的确定、更改、中断、撤销和完成，科研成果的鉴定、奖励等，均须有依据，有数据，有记录，做到有文字、图表、标本等凭证。科技文件的制作要符合档案的规范，文件的载体要有利于长期保存和利用。
　　第七条 科技文件内容要真实，统一用纸，钢笔书写（田间调查记录可用铅笔）。字迹图象要工整清晰，时间、地点、作者等内容齐全，便于长久保存和利用。
　　第八条 课题组（或研究室）、业务部门应建立科技文件积累“夹”由课题主持人或指定专人管理，负责科技文件的收集、积累和整理，为立卷、归档工作打好基础。
　　第九条 科研课题文件的整理，要遵循科研课题文件的形成规律，保持案卷内科研课题文件的系统性、科学性和有机联系，便于档案的保管与利用。一般可按研究课题的准备，研究试验，总结、鉴定、验收，成果奖励的申报和开发推广应用五个阶段整理。
　　第十条 凡属科技活动中形成的、具有保存和查考价值的科技文件，均应按照规定进行整理、立卷，并定期向本单位档案部门或档案工作人员移交，实行集中统一管理,任何个人不得占为己有
　　第十一条 科技文件的形成、积累和归档工作，是完成科技任务的一个标志。各单位应将此项工作作为科技人员晋升、受奖和评聘技术职务的条件之一。
　　第十二条 在对科研成果进行鉴定前，要由档案部门对应归档的科技文件进行检查、验收，并在《科学技术研究档案文件表》上鉴字、盖章。凡是档案不完整、不准确、不系统的不能鉴定，不能开新课题，凡是文件材料不齐全、不准确的不予验收。
　　第十三条 科技档案部门有责任检查和协助科技人员做好科技文件的形成、积累和立卷归档工作。

第三章 科技文件材料的立卷、归档

　　第十四条 所有科研课题，无论结束或中断，无论试验成功，还是失败，当其完成或告一段落时，都必须把研究工作中所形成的、具有保存和查考价值的科技文件加以整理，对文件材料进行质量检查，对不符合要求的文件材料要做补救工作。
　　第十五条 科技文件材料的立卷（组卷）。以一个课题、专题或一个项目为单位，将需归档的科技文件材料，组成一个或数个保管单位（卷）。
　　第十六条 保管单位组成后，把卷内科技文件排列顺序固定来，编写页码，填写卷内目录，拟定案卷标题，根据科技档案保管期限表和有关保密制度的规定，划分并填写保管期限和密级，装订成册。具体操作程序如下：
　　（一）卷内文件的排列，应根据不同的情况，按不同顺序排列。研究工作文件，按科研程序或重要程度排列；科研管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列；文字材料在前，图样在后。
　　（二）卷内文件页码的编写。卷内文件页码应使用钢笔或签字笔（蓝或黑墨水）编写。单面书写的科技文件材料的页码编写在右下角；双面书写的科技文件材料，正面编写在右下角，背面编写在左下角。
　　案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。
　　（三）卷内目录的编制
　　1.顺序号。用阿拉伯数字从1起依次标注。
　　2.文件材料题名，亦称文件标题。应填写科技文件材料标题的全称。
　　3.文件编号。应填写文件的文号或图样的图号。
　　4.责任者。应填写科技文件材料的直接编制部门或主要责任者。
　　5.日期。应填写编制科技文件材料的年、月、日。
　　6.页次。应填写编制科技文件材料首页上标注的页号。
　　7.卷内目录应排列在案卷科技文件材料的首页之前。
　　（四）案卷封面的编制
　　1.案卷题名的编写。案卷题名应简明扼要，应能准确揭示卷内科技文件材料的内容，案卷题名的主要内容包括项目的名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。
　　2.编制单位。应填写案卷内科技文件材料的形成单位或主要责任者。
　　3.编制日期。应填写案卷内科技文件材料的起止日期。
　　4.保管期限。应填写其划定的保管期限。
　　5.密级。依据保密规定填写。
　　6.档号填写档案的分类号和案卷的顺序号。
　　（五）案卷装订的要求。案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠或裁剪为统一幅面；案卷装订时必须取掉金属物；装订好的案卷应做到不压字、不倒页、无破损。
第十七条 案卷装订完毕，应经课题主持人或研究室领导审查鉴定、签字后，向综合档案室归档。
　　第十八条 立卷单位在归档前须填写案卷目录、全引目录和移交目录（各一式两份）。归档时，档案部门要根据目录进行核对。
　　第十九条 研究周期在两年以内的课题，任务完成即应将科技文件整理归档；研究周期超过两年的，应分阶段整理归档，也可以一年一归档，办完归档手续后，可再借给课题组使用。
　　第二十条 协作研究课题，由主持人单位保存一套完整的课题档案，协作单位除保存与自己承担的任务有关的档案正本外，应将复制本送交主持单位保存。

　　第四章 科技档案的管理

　　第二十一条 档案管理部门对所接收的科技档案，应本着便于保管，方便利用的精神，进行分类、编目、登记，编制检索工具和参考资料，逐步开展档案管理现代化的工作，做好向国家专业档案馆移交需要永久保存的科技档案的准备工作。
　　第二十二条 科研课题档案按《农业科研课题档案分类标准》进行分类。
　　第二十三条 档案管理部门应当积极主动地向科技工作者提供科技档案信息资源服务，使科技档案在农业科学研究、科技开发等各项工作中发挥作用。同时，要对科技档案的利用及效果进行必要的调查和统计。
　　第二十四条 档案管理部门和档案管理人员，要定期检查科技档案的保管情况，对于破损或变质的档案，要进行修补和复制。
　　第二十五条 科技档案的鉴定与销毁。各研究所（中心）应定期对科技档案进行鉴定。要由主管科技档案工作领导负责，有关专业的科技人员、科技档案工作人员共同组成鉴定小组。鉴定小组要根据科技档案保管期限表，提出续存或销毁意见。需要销毁的科技档案，必须填写销毁清册，经单位负责人审批，报院档案主管部门备案，并指定专人监销。
　　第二十六条 机构撤销或变动，其档案必须经上级领导人批准后向有关单位办理交接手续。院属单位之间的业务机构调整，经原单位同意，可将有关科技档案移交到另一个单位。
　　第二十七条 借阅科技档案，要严格执行《中国农业科学院档案借阅规定》。立卷单位只须登记即可借阅；交叉借阅，必须征得立卷单位同意；外单位借阅，必须持单位介绍信。借阅机密的科技档案，要经单位主管业务的负责人批准；借阅人应妥善保管，保守机密，不得拆散和涂改。如需复制和带出档案室，必须经档案工作人员同意，归还档案时，双方必须当面核对清楚。

　　第五章 附 则

　　第十八条 本办法适用于院属各单位，各单位可根据本办法，结合本单位的具体情况，制定实施细则。
　　第十九条 本办法自发布之日起执行。由院办公室文档处负责解释。

序号                 条  款  名  称                 保管期限
综   合   类
1      上级机关下达的农业科研项目                      永久
2      上级机关下达的重点科研项目                      永久
3       本单位的科研规划                               永久
4      本单位的科研工作计划、总结
           年度的                                      永久
           半年的                                      短期
5       本单位业务会议记录                             长期
6       科学研究年报                                   永久
7       各种专业会议、协作会议材料，包括会议、计划、
        通知、出席代表名单、活动日程、会议典型材料、
        开幕闭幕词、领导讲话、会议总结或纪要、会议简报等
            重要的                                     长期
            一般的                                     短期
研究项目和课题类
1      研究项目和课题的选题论证和开题报告、申报书和
       计划任务书、年度计划、计划大纲或实施方案
           重要的                                      永久
           一般的                                      长期
2     主管部门（单位）的批复文件及领导批示、专家
      咨询材料、国内外考察、调研报告、协议书、合同书
           重要的                                      永久
           一般的                                      长期
3      野外观测、室内试验，分析、测试的原始记录
           重要的                                      永久
           一般的                                      长期
4      数据整理、统计分析、计算材料、工作手册、
       课题研究的会议记录
           重要的                                永久或长期
           一般的                                      短期
5      研究课题阶段小结、专题总结、执行情况报告、
       年度总结
            重要的                               永久或长期
            一般的                                     短期
6      研究课题总结报告、调查、考察报告、学术论文、
       科学论著及讨论记录
          重要的                                       永久
          一般的                                       长期
7      区域试验、中间试验、推广应用报告和有关材料
            重要的                                     永久
            一般的                                     长期
8      实物，标本的目录、图纸
            重要的                                     永久
            一般的                                     长期
9      成果申报书及其附件、技术鉴定证书或评审书、
       获奖材料
           重要的                                      永久
           一般的                                      长期
10     课题经费预、决算材料                            永久
11     课题的调整变动、中断停止等有关文件材料
           重要的                                      永久
           一般的                                长期或短期
其    他
1      本单位与国内外互送和引进种子、菌木的试种
       结果等材料
           重要的                                      长期
           一般的                                      短期
2      上级机关下达科研项目以外的科研任务
       所形成的文件材料
           重要的                                      长期
           一般的                                      短期
3      本单位编译出版物的初稿和样书
           重要的                                      长期
           一般的                                      短期
4      本单位学术委员会活动中产主的学术报告、学术
       考察、会议记录、简报等文件材料
           重要的                                      长期
           一般的                                      短期