您当前的位置: 首页» 规章制度»

中国农业科学院照片档案管理办法

文章来源:中国农科院办公室 | 作者:  点击数: 次 | 发布时间:2003-03-13 | 【 字体:    
【摘要】

  第一条 为加强我院照片档案的管理,建立和健全照片档案管理制度,使照片档案的管理逐步走上制度化、规范化、科学化的发展轨道。为更好地利用照片档案信息资源,更加广泛地宣传、推广农业科学技术服务,特制定本办法。

  第二条 照片档案是指在农业科学研究、技术开发、科技管理等社会活动中直接形成的,有保存价值的以感光材料为载体,以影像为主要反映方式的历史记录。照片档案包括底片、照片和文字说明三部分。

  第三条 照片档案的归档范围和保管期限:
  (一)反映单位主要业务活动和工作成果的照片档案永久保存;
  (二)单位领导和著名人物参加重大活动的照片档案永久保存;
  (三)单位重大外事活动的照片档案长期保存;
  (四)记录单位重大事件,自然灾害的照片档案长期保存。

  第四条 照片冲洗加工后,由摄影者或承办单位整理并编写说明,随立卷单位其他载体的档案同时归档。

  第五条 照片档案的整理,应以有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,便于为利用者提供服务为原则。

  第六条 照片档案要编写文字说明。一般应以照片的自然张为单元编写说明,一组(若干张)联系密切的照片应加以总说明。

  第七条 文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素;要能概括地揭示照片影像反映的全部信息,文字简洁、语言通顺,一般不超过200字; 用阿拉伯数字表示时间,年、月、日用“.”表示。

  第八条 照片档案的整理方法:
  (一)照片要组成案卷,案卷题名应概括卷内全部照片的基本主题。
  (二)照片的分类。一般应按年代――问题进行分类,分类要保持前后一致,不能随意变动。
  (三)卷内照片要编写顺序号,不得出现重编、漏编及空号现象。
  (四)卷内目录以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写。

  第九条 照片档案的借阅,遵照《中国农业科学院档案借阅制度》执行。

  第十条 本办法自发布之日起执行。由院办公室文档处负责解释。